Stap 5: Eerste bijeenkomst van de dorpswerkgroep

Rondleiding door het dorp
Het O-team maakt kennis met de dorpswerkgroep.
In het kader van de kennismaking krijgen de procesbegeleiders een rondleiding door het dorp. Per fiets of te voet. Ook voor een aantal dorpswerkgroepleden zal dit een eerste uitgebreide kennismaking zijn met elkaar. 

In de eerste bijeenkomst van de dorpswerkgroep wordt het dorp in vogelvlucht doorgenomen, hoeveel inwoners heeft het dorp en de omgeving, welke voorzieningen zijn er, welke jaarlijkse activiteiten worden georganiseerd, welke verenigingen en organisaties zijn actief, etc. Met deze ‘quick scan' worden de kenmerken van het dorp in beeld gebracht. In tweetallen kan elk tweetal een onderdeel uitzoeken en invullen op een groot schema.

Na deze praktische inventarisatie wordt de planning doorgenomen en worden ook zoveel mogelijk data geprikt, zodat helder is wanneer wat wordt uitgevoerd. De planning wordt uitgedeeld. Na het doornemen van de planning wordt gestart met de voorbereidingen voor de startbijeenkomst.

Taakverdeling
Het bestuur van de dorpsbelangenorganisatie, dus niet de dorpswerkgroep, zorgt voor de organisatie van de startbijeenkomst. De werkgroep zit er puur voor de inhoud van het dorpsplan en niet voor de organisatorische kant van de zaak. Dat wil echter niet zeggen, dat het hele bestuur zich op de organisatie moet storten. Daar is het O-team voor in het leven geroepen. Hoofd van het O-team is de voorzitter of een bestuurslid van de dorpsorganisatie. Dit is de projectleider.
De procesbegeleiders leiden de startbijeenkomst.

De dorpsbelangenorganisatie dan wel het O-team stuurt zes weken van te voren uitnodigingen naar college van B en W, gemeenteraad, eventuele contactambtenaar en alle organisaties, verenigingen, instellingen en groeperingen in het dorp. Voor de laatste vier geldt, dat het hier om dezelfde groepen gaat als die zijn benaderd voor de dorpswerkgroep. Tevens wordt een uitnodiging gestuurd naar de VKK.

De dorpswerkgroep doet ter voorbereidingen op de startbijeenkomst drie dingen.
- Ten eerste het vaststellen van de thema's rondom de leefbaarheid van het dorp. Dit kunnen zijn: verkeer en verkeersveiligheid, bereikbaarheid, veiligheid (geen verkeersveiligheid), recreatie en sport, woningbouw, woonomgeving, verfraaiing dorp, economische bedrijvigheid, promotie dorp, normen en waarden, natuur en milieu, voorzieningen, etc.
Elk thema kan nog verder onderverdeeld worden in subthema's of onderwerpen (zie ook voorbeeld in de bijlage bij deze pagina).

Na de presentatie van de algemene themalijst wordt geïnventarseerd welke leden belangstelling hebben voor welk thema. Zo worden de thema's verdeeld en ontstaan er tweetallen of drietallen die aan de hand van drie vragen aan de slag gaan. Deze vragen kunnen zijn:
- Wat is er nu in het dorp en omgeving (bij het betreffende thema)
- Wat zou er de komende 5 tot 10 jaar moeten gebeuren
- Welke problemen en hindernissen zijn te verwachten om dit te realiseren

Elk tweetal schrijft de antwoorden op een flap. De flaps worden in een plenaire discussie doorgenomen (laten aanvulllen door procesbegeleiders en doorvragen bij onduidelijkheden). Let op de tijdsbewaking. Alle thema's moeten aan de orde komen. Ook kunnen nieuwe thema's worden toegevoegd en kunnen thema's van de standaardlijst afvallen.
Het inventariseren kan natuurlijk ook op andere manieren. Het gaat erom dat de dorpswerkgroep thema's vast stellen die echt spelen in het dorp.

- Ten tweede het gebied aangeven waarover het dorpsplan zich uitstrekt. Pak een kaart en zet dit gebied uit. Laat de leden aangeven waar de grenzen liggen. Deze kaart met het uitgezette gebied kan ook worden opgenomen in het dorpsplan.

- Ten derde de termijn bepalen. Voor hoeveel jaar geld het dorpsplan: vijf, tien? Zijn er zaken die op korte termijn gerealiseerd moeten worden, bijvoorbeeld ten aanzien van verkeersveiligheid?

Het zal de dorpswerkgroep ongeveer één tot twee avonden kosten om deze drie punten op papier te zetten.