Stap 6: De startbijeenkomst

Eigenlijk moet deze stap als titel hebben: de startbijeenkomsten. Want om iedereen  in het dorp echt een kans te geven om de startbijeenkomst bij te wonen, is het goed om hiervoor twee data vast te stellen. Mocht iemand de ene keer niet kunnen, dan is er nog een tweede mogelijkheid. Dit heeft tevens als voordeel, dat er enige spreiding van belangstellenden ontstaat.

Als de dorpswerkgroep de thema's voor de startbijeenkomst heeft opgesteld, komt het O-team in actie. De thema's worden op grote flaps genoteerd: één thema per flap. De flappen worden op stevige borden geplakt, zodat ze stevig en gemakkelijk geplaatst kunnen worden in een zaal. Het O-team bespreekt een zaal, regelt dat alle bezoekers van de avond koffie of thee krijgen, verstuurt de uitnodigingen en hangt de flaps op in de zaal. Overleg met de eigenaar welke mogelijkheden er zijn.

Het O-team zorgt voor de benodigde materialen, waaronder een presentielijst, voor degenen die niet als bewoners de bijeenkomst bijwonen maar bijvoorbeeld vanuit de gemeente of vanuit de VKK. Bij binnenkomst ontvangt elke bewoner (dus niet de mensen van buiten!) de volgende materialen: een lijst van de thema's voor de brainstorm, een setje gele memo-briefjes, een stickervel, een pen en een knoop of een knikker. De knoop of de knikker wordt door elke aanwezige in een glazen pot gestopt. Er zijn 6 glazen potten; 3 potten voor mannen, resp. 15-25 jaar, 26-50 jaar en 50+ en 3 potten vooor vrouwen met dezelfde leeftijdverdeling. Op deze manier wordt anoniem en zeer eenvoudig de man/vrouw verhouding en de leeftijd geregisteerd. Dit is van belang bij het besluit of nog een tweede statbijeenkomst gehouden moet worden of een aanvullende enquete onder specifieke doelgroepen.

Aandachtspunten
Een goed idee is om bij de uitnodiging voor de startbijeenkkomst die bij voorkeur huis-aan-huis verspreid wordt een formulier te voegen waarop bewoners aandachtspunten kunnen schrijven. In Barchem werden bij het dorpshuis en bij een herkenbare plaats in het buitengebied stembussen geplaatst waar de formulieren in gestopt konden worden. Op deze manier kunnen mensen die niet aanwezig kunnen zijn bij de startbijeenkomst toch vooraf hun ideeën doorgeven. De reacties zijn tijdens de startbijeenkomst geplakt bij de desbetreffende (sub)thema's.

Programma startbijeenkomst
De voorzitter van de dorpsbelangenorganisatie houdt een inleidend praatje en stelt de dorpswerkgroep en de procesbegeleiders voor. Daarna geven de procesbegeleiders aan de hand van een powerpointpresentatie uitleg over het dorpsplan tot nu toe en zij leggen de gang van zaken van de startbijeenkomst uit. Zie ook voorbeeld-presentatie in de bijlage bij deze pagina. 
De aanwezigen hebben bij binnenkomst een lijst gekregen met de op de flaps geschreven thema's, waarbij ook het doel en de uitleg van de avond is gevoegd. Het is aan hen om aan te geven wat er over vijf à tien jaar moet zijn of moet zijn veranderd. De startbijeenkomst is het middel om zoveel mogelijk ideeën naar boven te krijgen en het motto is daarbij: ‘Niets is gek, dwaas of dom.

Memotivatie (gele plakbriefjes)
De avond verloopt verder als volgt:
De aanwezigen gaan (in paren) brainstormen over de thema's. Zij worden voorzien van zelfklevende (gele, grote) memoblaadjes. Zij laten hun gedachten gaan over een bepaald thema en schrijven hun ideeën, wensen of suggesties op een memoblaadje. Een blaadje behelst slechts één aandachtspunt (een extra blaadje erbij mag). Niet meerdere aandachtspunten op een blaadje, omdat  de blaadjes met opmerkingen vervolgens op de flap van het desbetreffende thema wordt geplakt. Dit moet ook steeds direct gebeuren, dus niet eerst alle thema's bespreken en opschrijven en dan pas opplakken. Blaadje klaar, meteen opplakken. Gebleken is dat deze werkwijze goed en duidelijk moet worden uitgelegd.

Ondertussen lopen de procesbegeleiders en de leden van het O-team langs de flaps en rubriceren. Zij plakken de gele memoblaadjes per onderwerp in groepjes onder het thema bij elkaar, zodat in één oogopslag te zien is, hoeveel bewoners ongeveer dezelfde ideeën hebben. Elk onderwerp geven zij een naam. Zet met een stift een cirkel om de briefjes die bij elkaar horen en schrijf de naam van het onderwerp erbij. Onleesbare of onduidelijke briefjes worden aan de rand van de flap geplakt.
Dit brainstormen duurt ongeveer een half uur tot drie kwartier. Het is een belangrijk onderdeel, dat goed moet gebeuren, dus indien nodig kan het uitlopen.

Daarna gaat een van de procesbegeleiders met een mobiele microfoon langs alle flaps en geeft aan waar volgens de zaal de prioriteiten liggen en vraagt indien nodig nog om extra toelichting van de aandachtspunten. De procesbegeleider zorgt ervoor dat er geen discussie ontstaat. Aan de schrijver van onleesbare of onduidelijke briefjes wordt om verduidelijking gevraagd, waarna de procesbegeleider het briefje op de juiste plek plakt.

Een en ander wordt genotuleerd door de schrijver, die na de bijeenkomst de flaps verzameld en de daarop verschenen teksten overneemt (het handigst is, dat iemand anders even voorleest wat er op de briefjes staat). De flaps kunnen ook verdeeld worden over meersere personen, zodat de schrijver niet alles alleen hoeft te doen.

De procesbegeleider legt vervolgens uit wat de voortgang is. Dat er die avond weliswaar een aantal highlights uitkomt, maar dat alle ideeën worden gebruikt. 

Stickers plakken
Dan krijgen alle aanwezigen de kans om met behulp van het stickervel; een rode, blauwe en groene sticker te plakken. Zo kunnen zij individueel hun voorkeur bij de ideeën aangeven. De rode sticker is drie punten, de blauwe sticker twee punten en de groene sticker een punt. De procesbegeleiders (en leden O-team) lopen langs de flaps en geven aan welke onderwerpen hoog scoren.

Als de bijeenkomst wordt afgesloten, moet naar alle aanwezigen toe duidelijk zijn, hoe het verder gaat: de dorpswerkgroep gaat aan de slag met het resultaat van deze startbijeenkomst.

Bijlage	Grootte
Voorbeeldpresentatie startbijeenkomst dorpsplan.ppt	52 KB